Política de privacidad

1. Introducción

APPS4C APPLICATIONS FOR COMPANIES, S.L. (en adelante APPS4C) informa a los usuarios del sitio web www.timerclose.es y de la aplicación TimerClose (www.timerclose.com) sobre su política respecto del tratamiento y protección de los datos de carácter personal de los usuarios y clientes que puedan ser recabados por la navegación, el contacto o la contratación de servicios a través de su sitio web y de su aplicación.

En este sentido, APPS4C garantiza el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales, reflejada en el REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

2. Información identificativa

Responsable del tratamiento

Delegado de protección de datos

3. Responsable y encargado del tratamiento

APPS4C informa que actuará como Responsable del tratamiento de los datos personales suministrados por los usuarios que se pongan en contacto con TimerClose a través del correo info@timerclose.com y de los datos de los Administradores de empresa que se registran en TimerClose. En relación con los datos introducidos en la aplicación por las empresas y sus trabajadores —en particular, los fichajes y el resto de datos del registro de jornada—, APPS4C actuará en calidad de Encargado del Tratamiento, mientras que la empresa que contrata los servicios de TimerClose lo hará en calidad de Responsable del Tratamiento.

Por ello, sin perjuicio de la responsabilidad que asume el Responsable del Tratamiento, APPS4C garantiza el cumplimiento de lo regulado en el Reglamento General de Protección de Datos, así como las posibles actualizaciones que puedan sobrevenir en la materia.

La aplicación TimerClose muestra a cada usuario, dentro del propio programa, la política de privacidad que le corresponde, en la que figura como responsable la empresa para la que trabaja, con su denominación y su NIF. La aceptación de esa política queda registrada con su fecha y la versión del texto aceptado.

4. Recogida, finalidad y tratamiento de datos

¿Qué datos recogemos?

TimerClose maneja dos perfiles de usuarios: Administradores de empresa y Trabajadores.

Para que cualquiera de estos perfiles pueda registrarse en TimerClose y utilizar el sistema, se le solicitarán los siguientes datos en el formulario de registro:

• Al Administrador de la empresa: nombre de usuario, nombre y apellidos y contraseña.
• Al Trabajador: DNI o NIE, que además es su nombre de usuario para acceder a la aplicación, nombre y apellidos y contraseña o PIN.

Además, el Administrador puede proporcionar a TimerClose la siguiente información sobre su propia empresa:

• Denominación social
• NIF
• Dirección fiscal
• Logotipo
• Ubicación de la sede y radio de fichaje, si la empresa decide activarlos
• Horario planificado de cada trabajador y márgenes de puntualidad

Al utilizar la aplicación, TimerClose recoge y almacena los datos del registro de jornada de cada Trabajador:

• Fecha y hora de cada fichaje (entrada, inicio y fin del descanso y salida), tomadas siempre del servidor y nunca del dispositivo.
• Ubicación (latitud, longitud y precisión) en el momento del fichaje, o el motivo por el que no ha estado disponible.
• Tipo de dispositivo desde el que se ficha (móvil, tableta u ordenador).
• Correcciones de fichajes realizadas por el Administrador, con el dato original, el nuevo, quién lo cambió, cuándo y por qué.
• Apuntes y marcas del calendario (vacaciones, festivos, bajas, permisos y similares) que el Administrador anote sobre un día o sobre un trabajador.
• La aceptación de la política de privacidad y del aviso de geolocalización, con su fecha y la versión del texto aceptado.

TimerClose también recoge información sobre los dispositivos con los que se accede al sistema (ordenador, móvil o tableta), tanto de tipo software como hardware, incluyendo las acciones que se realizan desde cada cuenta, con el objetivo de administrar un mejor servicio, garantizar la seguridad de la plataforma, dejar constancia de quién ha hecho qué y mejorar las características y usabilidad de nuestro servicio.

Por último, los usuarios que hagan una consulta comercial o técnica escribiendo al correo info@timerclose.com proporcionarán los datos que incluyan en su mensaje; normalmente:

• Nombre y apellidos
• Empresa
• Dirección de correo electrónico
• Teléfono, si lo indican
• Consulta

¿Para qué recogemos esos datos?

La finalidad de TimerClose es permitir a las empresas cumplir la obligación de garantizar el registro diario de la jornada de sus trabajadores establecida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: que cada Trabajador registre su entrada, sus descansos y su salida; que el Administrador de la empresa pueda consultar esos registros, corregirlos dejando constancia de cada cambio y calcular las horas trabajadas; y que la empresa pueda obtener el informe que debe estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. TimerClose no genera información sobre los Trabajadores por su cuenta: se limita a recoger y almacenar los datos que introducen los propios usuarios.

La ubicación se recoge únicamente en el instante del fichaje, para asociar cada registro al lugar desde el que se ha realizado y, si la empresa ha configurado su sede, comprobar si se ficha dentro del radio establecido. TimerClose no realiza ningún seguimiento continuo de la ubicación del Trabajador, ni durante su jornada ni fuera de ella.

TimerClose no recopila información con fines publicitarios. TimerClose no venderá ni alquilará información de sus usuarios. TimerClose se reserva el derecho de contactar con sus usuarios para comunicar información relevante sobre el funcionamiento del sistema, novedades y para el envío de encuestas de satisfacción. Asimismo, TimerClose podrá elaborar estadísticas agregadas siempre y cuando no estén asociadas a ningún usuario ni empresa en particular y sean, por tanto, totalmente anónimas.

Respecto a los usuarios que nos contacten por correo electrónico, el objetivo es resolver las dudas comerciales y técnicas por las que hayan solicitado más información.

¿Qué hacemos con estos datos?

Todos los datos recogidos por TimerClose (excepto los recibidos por correo electrónico) se almacenan en servidores para poder cumplir con la finalidad descrita anteriormente. Concretamente, los servidores que ha contratado TimerClose son los de la empresa especializada Railway (Railway Corporation), en su región de Ámsterdam (Países Bajos), dentro de la Unión Europea. Las copias de seguridad de la base de datos se guardan en Google Drive (Google Ireland Limited), con las garantías previstas en el capítulo V del RGPD para el caso de que el proveedor trate datos fuera del Espacio Económico Europeo.

Para contar las visitas de esta web utilizamos Umami (Umami Software, Inc.), un servicio de analítica sin cookies que no identifica a las personas: no guarda la dirección IP ni ningún identificador del visitante, solo recuentos agregados de páginas vistas, origen de la visita, tipo de dispositivo y país. Se explica en la política de cookies.

Los datos recibidos por correo electrónico llegan a nuestra dirección info@timerclose.com, cuyo buzón está alojado en IONOS (1&1 IONOS España S.L.U.), y pueden pasar a formar parte de nuestra base de datos para la posterior gestión comercial.

Ni los empleados de APPS4C ni sus colaboradores supervisan la información personal recogida y almacenada. Podrían hacerlo si consideran que los términos de uso han sido violados o cuando sea necesario proteger los derechos, propiedad o seguridad personal de TimerClose y sus usuarios, o con el fin de cumplir obligaciones legales, tales como responder a órdenes judiciales u otros procesos legales.

Garantizamos la privacidad de la información de cada empresa gracias a un Código de alta único, generado automáticamente por TimerClose y conocido únicamente por el Administrador de la empresa, que es necesario para que un Trabajador quede vinculado a ella. La empresa es responsable de proporcionar ese código únicamente a su plantilla, y puede regenerarlo en cualquier momento, invalidando el anterior. Cada Trabajador solo puede ver sus propios datos; el Administrador ve los de los trabajadores de su empresa; y ninguna empresa puede acceder a los datos de otra.

5. Derechos de los usuarios

El Reglamento General de Protección de Datos concede a los interesados la posibilidad de ejercer una serie de derechos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

Los usuarios podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación y portabilidad de acuerdo con lo previsto en la normativa legal vigente en materia de protección de datos personales. En esencia, cada derecho le permite:

• Acceso: le otorga la posibilidad de obtener una copia de los datos personales recabados por TimerClose directamente a través de su formulario de registro o de su correo de contacto, o bien se le permitirá el acceso remoto a un sistema seguro que ofrezca un acceso directo a los datos personales. Los Trabajadores pueden consultar en todo momento todos sus datos y sus registros de jornada desde su propia cuenta.
• Rectificación: el interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan.
• Supresión (derecho al olvido): le concede la opción de eliminar sus datos personales de una base de datos cuando los mismos:
  • ya no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo;
  • el interesado retire el consentimiento en el que se basa el tratamiento;
  • el interesado se oponga al tratamiento y no prevalezcan otros motivos legítimos para el tratamiento;
  • los datos personales hayan sido tratados ilícitamente;
  • los datos personales deban suprimirse para el cumplimiento de una obligación legal establecida en el Derecho de la Unión Europea que se aplique al responsable del tratamiento;
  • los datos personales se hayan obtenido en relación con la oferta de servicios de la sociedad de la información sobre «Condiciones aplicables al consentimiento del niño en relación con los servicios de la sociedad de la información».
  Los registros de jornada están sujetos a la obligación legal de conservación durante cuatro años, por lo que no pueden suprimirse antes de ese plazo aunque el Trabajador cause baja en la empresa; sí se eliminan o anonimizan el resto de sus datos personales.
• Limitación del tratamiento: supone la no aplicación de sus datos personales a las operaciones de tratamiento oportunas. Se podrá solicitar cuando:
  • El interesado ha ejercido los derechos de rectificación y el responsable está en proceso de determinar si procede atender a la solicitud.
  • El tratamiento es ilícito, lo que determinaría el borrado de los datos, pero el interesado se opone a ello.
  • Los datos ya no son necesarios para el tratamiento, que también determinaría su borrado, pero el interesado solicita la limitación porque los necesita para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
• Portabilidad: permite al interesado obtener una copia en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica de los datos personales recabados por TimerClose en su calidad de Responsable del tratamiento, esto es, los datos suministrados por los usuarios en el registro y en el contacto (nombre, apellidos, usuario y correo electrónico).

Para hacer uso del ejercicio de estos derechos, el usuario deberá dirigirse mediante comunicación escrita, aportando documentación que acredite su identidad (DNI o pasaporte), a la siguiente dirección: APPS4C APPLICATIONS FOR COMPANIES, S.L., Avenida República Argentina 29B, Planta 1ª, 41011, Sevilla. Dicha comunicación deberá reflejar la siguiente información: nombre y apellidos del usuario, la petición de solicitud, el domicilio y los datos acreditativos. Igualmente, y para mayor facilidad del interesado, se permite la posibilidad del ejercicio de estos derechos mediante la remisión de un correo electrónico, incluyendo en todo caso la documentación enumerada, a la dirección dpo@lbo-abogados.com.

Cuando TimerClose actúe como Encargado del tratamiento por cuenta de una empresa, la solicitud podrá dirigirse directamente a la empresa responsable del tratamiento, esto es, a la empresa para la que el Trabajador presta sus servicios.

El ejercicio de derechos deberá ser realizado por el propio usuario. No obstante, podrán ser ejecutados por una persona autorizada como representante legal del autorizado. En tal caso, se deberá aportar la documentación que acredite esta representación del interesado.

El ejercicio de sus derechos será totalmente gratuito, salvo que la solicitud sea manifiestamente infundada o excesiva, especialmente por repetitivas. En tales casos se podrá cobrar al interesado un canon que compense los costes administrativos de atender a la petición o de la negación a actuar.

El plazo para atender su solicitud será de UN MES desde el día de recepción de la misma, pudiendo extenderse a DOS MESES para aquellas solicitudes especialmente complejas, siempre con la oportuna notificación al interesado de la mencionada ampliación del plazo.

Si consideramos no atender la solicitud, le garantizamos la comunicación en tal sentido en el plazo de UN MES.

6. Principios que aplicamos a los datos personales

En el tratamiento de datos personales, se aplicarán los siguientes principios, ajustados a las exigencias del Reglamento Europeo de Protección de Datos:

• Principio de licitud, lealtad y transparencia: siempre se va a requerir el consentimiento de los interesados para el tratamiento de datos personales para uno o varios fines específicos, de los que se informará previamente con absoluta transparencia.
• Principio de minimización de datos: solo se solicitarán datos estrictamente necesarios en relación con los fines para los que se requieren. Los mínimos posibles.
• Principio de limitación del plazo de conservación: los datos serán mantenidos durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento, en función a la finalidad. Se informará del plazo de conservación correspondiente; en el caso de suscripciones, periódicamente se revisarán listas y se procederá a la eliminación de aquellos registros inactivos durante un tiempo considerable.
• Principio de integridad y confidencialidad: los datos serán tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales y se garantice la confidencialidad.

7. Legitimación para el tratamiento de datos

La legitimación del tratamiento de sus datos es, en el caso del contacto y del registro como Administrador, el consentimiento y la ejecución del contrato de prestación del servicio; y, en el caso del registro de jornada de los Trabajadores, el cumplimiento de la obligación legal de registro diario de jornada que corresponde a la empresa responsable del tratamiento (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Todo ello sin perjuicio de aquellas otras bases de legitimación contempladas en la normativa y que podrían resultar de aplicación, siendo estas las siguientes:

• El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales;
• El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento;
• El tratamiento es necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física;
• El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento;
• El tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño.

8. Tiempo de conservación de datos personales

Los datos personales suministrados por los usuarios para los que TimerClose actúa en calidad de Responsable (esto es, los datos de contacto y los de registro del Administrador) se conservarán hasta que no se solicite su supresión por el interesado o hasta que finalice la relación con la empresa.

Los registros de jornada de los Trabajadores se conservarán durante cuatro años, de conformidad con la normativa laboral vigente, también cuando el Trabajador cause baja en la empresa. El resto de datos personales del Trabajador se eliminará o anonimizará al causar baja, salvo que deban conservarse por otra obligación legal.

9. Secreto y seguridad de los datos

APPS4C se compromete en el uso y tratamiento de los datos personales de los interesados, respetando su confidencialidad y a utilizarlos de acuerdo con la finalidad del mismo, así como a dar cumplimiento a su obligación de guardarlos y adaptar todas las medidas para evitar la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de conformidad con lo establecido en la normativa vigente de protección de datos.

10. Cambios en la política de privacidad

APPS4C se reserva el derecho a modificar la presente política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a prácticas de la industria. En dichos supuestos, se anunciará en esta página los cambios introducidos con razonable antelación a su puesta en práctica.

11. Correos comerciales

De acuerdo con la LSSI-CE, APPS4C no realiza prácticas de SPAM, por lo que no envía correos comerciales por vía electrónica que no hayan sido previamente solicitados o autorizados por el usuario.

Conforme a lo dispuesto en la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información y de comercio electrónico, APPS4C se compromete a no enviar comunicaciones de carácter comercial sin identificarlas debidamente.

12. Cookies

Esta web no utiliza cookies propias ni de terceros, ni herramientas de analítica ni píxeles de publicidad. Lo poco que ocurre con servidores ajenos está explicado en la política de cookies.

13. Reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos

Si considera que sus derechos no se han atendido debidamente, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, cuyos datos de contacto son: